A CREATIVE AGENCY SPECIALIZED

IN VISUAL CONCEPTUALIZING

THROUGH DESIGN SOLUTIONS AND

REBRANDING STRATEGIES.



ENGLISH | DANSK



PRIVATLIVSPOLITIK

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Hood Agency ApS (herefter ”HOOD”, ”vi”, ”os”) behandler personoplysninger. Det er vigtigt for os, at du kan være tryg ved, at vi behandler personoplysningerne på en gennemsigtig og sikker måde.

Denne privatlivspolitik er beregnet til enhver tidligere, nuværende, potentiel kunde og bruger af et produkt eller en tjeneste, der tilbydes af HOOD eller blot som en besøgende på vores hjemmeside.

Nedenfor har vi beskrevet, hvordan vi behandler dine personoplysninger samt hvilke rettigheder, du har i relation hertil.

1. DATAANSVARLIG

brand institute er den juridiske enhed, der er ansvarlig for den overordnede behandling af personoplysninger og sikre, at de behandles i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen. Udover det er HOOD den dataansvarlige, der er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi har modtaget fra dig og om dig.

brand institute ApS
CVR nr.: 40833714
Åboulevarden 52, 2-4. sal
8000 Aarhus C
Danmark
(+45) 88 77 59 00

Hood Agency ApS
CVR nr.: 39332574
Åboulevarden
52, 2. sal
8000 Aarhus C
Danmark
(+45) 81 10 11 12

1.1 KONTAKT

Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, er du mere end velkommen til at kontakte os på [email protected]

Du er velkommen til at kontakte os på følgende sprog: dansk, engelsk, svensk og tysk. Alle henvendelser behandles, og svar gives, hvor relevant, så hurtigt som muligt. Giv os gerne maksimalt 1 måned til at behandle din henvendelse. Hvis din henvendelse drejer sig om en af de i databeskyttelsesforordningens art. 15-22 nævnte rettigheder, vil vi vende tilbage uden unødigt ophold og inden 10 dage.

2. FORMÅLET MED DATABEHANDLINGEN

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

  • At tilbyde og udføre vores kerneydelser som PR-bureau, herunder at kunne levere de anmodede ydelser, løse en anmodet opgave samt evaluere, udvikle og forbedre vores produkter og tjenester.
  • At imødekomme dine krav og opfylde dine behov vedrørende information, kommunikation og markedsføring på vores hjemmeside og sociale medier.
  • At varetage kundehåndtering, herunder fakturering.
  • At promovere vores virksomhed samt vores kunder.
  • At deltage i rekrutteringsprocessen for at ansætte medarbejdere.
  • At administrere og forbedre vores hjemmeside samt brugeroplevelse.
  • At overholde forskellige lovmæssige krav.

3. RETSGRUNDLAG FOR DATABEHANDLINGEN

Retsgrundlaget for vores databehandling af dine personoplysninger til ovennævnte formål vil i de fleste tilfælde være et eller flere af følgende:

  • Samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a og art. 9. stk. 2, litra a
  • Opfyldelse af vores forpligtelse iht. kontrakten/aftalen som du er en del af, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
  • Overholdelse af en retlig forpligtelse, som påhviler os, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c
  • Legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
  • Personoplysninger, som allerede er publiceret af dig, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 1, litra e.

4. KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER

De personoplysninger, vi behandler, afhænger af den konkrete situation, som er beskrevet nedenfor.

4.1 ALMINDELIGE PERSONOPLYSNINGER

4.1.1 MARKEDSFØRING

Vi anvender personoplysninger til markedsføringsformål, herunder målretning til individuelle brugere. Dette indebærer bl.a. udsendelse af nyhedsbreve samt visning af relevant markedsføring på andre hjemmesider og sociale medier. I denne sammenhæng behandler vi personoplysninger såsom navn, e-mail samt bruger-genererede oplysninger såsom browsinghistorik.

Når du tilmelder dig vores markedsføring, herunder vores nyhedsbrev, registreres din IP-adresse samt dato og tidspunktet for dit besøg på vores hjemmeside.

4.1.2 KONTAKT

Når du kontakter os via e-mail, chat eller telefon osv., registrerer vi den personlige information, du giver os, herunder e-mail, navn, adresse og telefonnummer. Dette for at kunne varetage kommunikationen med dig og for at kunne yde vores service.

4.1.3 KUNDER

Hvis du har valgt HOOD til at løse en opgave for dig såsom en kampagne, events e.l., vil vi skulle behandle dine personoplysninger for at kunne levere de ønskede ydelser.

Vi har brug for at kunne kommunikere med vores kunder og potentielle kunder for at indgå aftaler og sikre, at vores ydelser og produkter leveres korrekt samt at der kan ske fakturering for sådanne ydelser og produkter.

Med henblik på at vedligeholde og udvikle eksisterende og potentielle kundeforhold samt for at opretholde vores forhold til forretningspartnere og andre relevante enheder, behandler vi de nødvendige oplysninger.

I den forbindelse behandler vi oplysninger såsom navn, titel, virksomhed, adresse, telefonnummer og faktureringsoplysninger. Oplysningerne indsamles som udgangspunkt fra dig, hvis du vælger at give dem til os, f.eks. via din mailsignatur e.l. Vi kan dog også indsamle oplysninger fra andre kilder såsom offentligt tilgængelige oplysninger fra din arbejdsgivers hjemmeside eller virk.dk.

4.1.4 MODELLER

HOOD behandler oplysninger om modeller, der er booket til en kunde for at kunne udføre aftalen.

Disse oplysninger inkluderer generelle oplysninger såsom billeder.

4.1.5 INFLUENCERE

Vi samarbejder af og til med influencere for at sætte dem i forbindelse med relevante kunder og kampagner. Til dette behandler vi oplysninger om dig som influencer, der er nødvendige og relevante for den specifikke opgave, såsom navn, e-mail og adresse, for at varetage kommunikationen med dig samt for at kunne sende dig de aftalte produkter.

Desuden behandler vi oplysninger, som du har offentliggjort i form af indhold, der allerede er offentligt tilgængeligt på dine sociale medier. Vi bruger dette i overensstemmelse med aftalen for at promovere og markedsføre vores kunder samt HOOD gennem vores egne sociale medier.

4.1.6 EVENTS OG KUNDEAFTNER

For at kunne administrere og afholde arrangementer, som du tilmelder dig, indsamler vi dit navn, e-mailadresse og telefonnummer.

Dit navn, e-mailadresse og telefonnummer indhenter vi for at kunne administrere eventet. Herunder men ikke begrænset til; at kontakte dig med henblik på at bekræfte om du har fået en plads eller pladserne er fyldt op, oplyse dig om ændringer i eventet, og kunne føre deltagerliste. Dit navn og e-mailadresse behandles desuden i forbindelse med opfølgende spørgeskema om eventet.

Særligt for oplægsholdere vil der blive behandlet oplysninger om navn, titel og dennes tilknyttede organisation/virksomhed. Dette for at kunne oplyse om pågældendes deltagelse over for potentielle deltagere med henblik på at kunne promovere eventet.

Dernæst bruges eventuelle billeder samt video taget under arrangementet med henblik markedsføring på HOODs hjemmeside og sociale medier for at kunne synliggøre og promovere vores events. Der vil selvfølgelig ikke blive tage krænkende, udnyttende eller udstillende billeder.

Hvis du ikke ønsker, at der tages billeder af dig, skal du henvende dig til fotografen under arrangementet. Hvis du efter arrangementet optræder på billedmateriale, som du ikke ønsker at optræde på, skal du henvende dig til [email protected] om oplysning om hvilke billeder der ønskes slettet og begrundelsen herfor.

4.1.7 COOKIES

Vi bruger cookies til at indsamle de nødvendige data for at forbedre brugeroplevelsen på vores hjemmeside samt til at tilpasse indhold baseret på dine interesser. Når du accepterer cookies, indsamles der information om din browseradfærd, som gør det muligt for os at forbedre brugeroplevelsen, hjemmesidens layout og den samlede oplevelse af hjemmesiden.

Du kan læse mere om brugen af cookies i vores cookiepolitik.

4.1.8 BOGFØRING

Vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse og ydelsesbeskrivelse.

4.1.9 JOB

Søger du job i HOOD, registrerer vi de informationer, du sender til os, såsom adresse, telefonnummer, e-mail, billeder samt ansøgning og CV.

Hvis du skriver dig op til vores job agent, registrerer vi de oplysninger, du angiver, herunder navn og e-mail, for at kunne sende dig relevante jobopslag.

Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/eller ansættes til jobbet, giver vi dig særskilt information om, hvordan vi behandler dine personoplysninger i denne forbindelse.

5. HVOR STAMMER PERSONOPLYSNINGERNE FRA

Vi indsamler persondata fra følgende kilder:

  • Google Analytics.
  • Cookies.
  • Direkte fra dig.
  • Vores hjemmeside.
  • Samarbejdspartnere.
  • Koncerntilhørende virksomheder.
  • Offentligt tilgængelige hjemmesider såsom, men ikke begrænset til, LinkedIn, Instagram eller Facebook.

6. MODTAGERE ELLER KATEGORIER AF MODTAGERE

Vi behandler personoplysninger fortroligt. For at kunne tilbyde dig vores forskellige tjenester er det nødvendigt at dele dine personoplysninger med vores partnere. Alle vores partnere er forpligtede til at behandle dine data med et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Nogle af vores partnere er uafhængige “dataansvarlige”, mens andre er “databehandlere”.

Nedenfor kan du se til hvilke modtagere, vi videregiver dine personoplysninger til:

  • Interne afdelinger/personale.
  • Koncernforbundne virksomheder.
  • IT-leverandører såsom e-mail, cloudtjenester, telefon og internet.
  • Underleverandører og kurerer.
  • Reklamepartnere som f.eks. Facebook og Instagram – reklamepartnere bruger data, som vi leverer, og data indsamlet fra cookies og andre sporingsteknologier for at forudsige dine præferencer og interesser.
  • CRM-systemer.
  • Projektstyringsværktøjer.
  • Offentlige myndigheder.
  • Juridiske rådgivere.
  • Samarbejdspartnere, herunder samarbejdende modelbureauer.
  • Kunder og potentielle kunder.
  • Lønbureauer/agenturer.

7. OVERFØRSEL AF PERSONOPLYSNINGER TIL TREDJELANDE

Vi benytter som udgangspunkt kun databehandlere, der er placeret inden for EU/EØS, eller opbevarer data inden for EU/EØS.

I nogle situationer vil det være nødvendigt at overføre personoplysninger til modtagere i lande udenfor EU/EØS.

Overførsel af personoplysninger til sådanne tredjelande vil ske indenfor rammen af databeskyttelsesforordningen kapitel 5, hvilket indebærer, at det alene vil ske:

  • til tredjelande, en eller flere specifikke sektorer i et tredjeland eller internationale organisationer, hvor Europa-Kommissionen har foretaget en tilstrækkelighedsafgørelse og på baggrund heraf godkendt det pågældende tredjeland som sikkert; eller
  • hvis modtageren har tilsluttet sig godkendte adfærdskodekser og certificeringsmekanismer, som sikrer, at behandlingen af personoplysninger er tilsvarende dem, der hører under EU’s lovgivning, eller;
  • hvis modtageren har implementeret standardkontrakter, vedtaget af Europa-Kommissionen eller godkendt af den nationale tilsynsmyndighed og efterfølgende vedtaget af Europa-Kommissionen.

8. OPBEVARING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi prioriterer korrekt håndtering af dine personoplysninger. De oplysninger vi indsamler om dig, opbevares og behandles i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.

I eksisterende kunde- eller forretningsforhold opbevares oplysningerne, så længe kunde- eller forretningsforholdet består, og så længe der er et relevant formål hermed.

Generelt opbevarer vi kun dine oplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, eller for at overholde lovkrav, som gælder i de lande, hvor vi opererer. I overensstemmelse hermed anonymiserer og/eller sletter oplysningerne, når det ikke længere er nødvendigt for at opnå det formål, som det er indhentet til.

  • De oplysninger du angiver som kunde vil blive opbevaret så længe kontraktforholdet/kundeforholdet løber. Hvis kundeforholdet ophører, vil dine oplysninger blive opbevaret i op til tre år, afhængigt af oplysningernes karakter og relevans. Oplysningerne kan blive opbevaret længere, hvis det er relevant til brug som dokumentation i igangværende klagesager eller tvister.
  • Personoplysninger vedrørende modeller influencere bliver registreret og opbevaret under hele samarbejdsperioden med den enkelte part.
  • Skulle du tilmelde dig vores nyhedsbrev, opbevares de personoplysninger du har givet i forbindelse hermed indtil du er inaktiv kunde eller til du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du afmelder dig nyhedsbrevet, opbevarer vi dit nu tidligere samtykke og de oplysninger, der er givet i relation hertil, i op til 2 år efter, at det har været anvendt sidste gang, jf. forbrugerombudsmandens spam vejledning afsnit 11.3.
  • Deltager du i vores event/kundeaftner bliver dine oplysninger opbevaret så længe det er nødvendigt for os at opbevare dem. I overensstemmelse med formålet, vil de blive slettet når spørgeskemaet er sendt ud efter endt event. Dog senest 1 måned efter de er indsamlet. Billeder og videoer vil dog være synlige på vores medier i længere tid, dog højest 1 år.
  • Forretningsdokumenter relateret til tidligere kunder og samarbejder opbevares i 5 år, regnet fra det seneste samarbejde mellem HOOD og kunden. I specifikke tilfælde kan dette forlænges på grund af lovmæssige krav.
  • Kontrakter eller aftaler indeholdende brugsrettigheder opbevares i 20 år efter afslutningen af aftalen.
  • Når du sender en jobansøgning til HOOD, vil ansøgningen, sammen med dine personoplysninger, blive opbevaret i op til 6 måneder fra modtagelsesdatoen. Hvis du også tilmelder dig vores jobagent, vil dine angivne oplysninger blive opbevaret indtil du afmelder dig denne.
  • Vi opbevarer oplysninger i relation til bogføring i minimum 5 år efter indeværende regnskabsår er afsluttet, i overensstemmelse med bogføringsloven.

9. DINE RETTIGHEDER

I henhold til databeskyttelsesforordningen har du følgende rettigheder vedrørende vores behandling af personoplysninger om dig:

9.1 INDSIGTSRET

Du har ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.

9.2 RET TIL BERIGTIGELSE

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

9.3 RET TIL SLETNING

Du har i særlige tilfælde ret til at få oplysninger om dig slettet før tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

9.4 RET TIL BEGRÆNSNING AF BEHANDLING

Du har i særlige tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser – med undtagelse af opbevaring.

9.5 RET TIL DATAPORTABILITET

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

9.6 RET TIL INDSIGELSE

Du kan gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

10. RETTEN TIL AT TILBAGETRÆKKE DIT SAMTYKKE

Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, træder det i kraft fra tilbagetrækningstidspunktet. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker dette således ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger indtil tilbagetrækningstidspunktet, baseret på dit tidligere givne samtykke.

11. KLAGER

Du har ret til at indgive en klage til den kompetente tilsynsmyndighed, som i dette tilfælde vil være ”Datatilsynet”.

Yderligere information kan findes her: www.datatilsynet.dk

12. REVISION AF VORES PRIVATLIVSPOLITIK

Vi gennemgår vores privatlivspolitik regelmæssigt, og erklæringen kan derfor være genstand for ændringer fra tid til anden. Datoen for den seneste revision heraf kan findes nederst på denne side. Enhver ny, ændret privatlivspolitik vil gælde pr. revisionsdatoen. Derfor opfordrer vi dig til med jævne mellemrum at gennemgå denne erklæring for at blive informeret om, hvordan vi beskytter dine oplysninger.

Revisionsdato: 21.02.2024